État des lieux local commercial : modèle et comparatif

Après 18 ans de pratique dans l’immobilier dijonnais, je peux vous affirmer que l’état des lieux d’un local commercial reste l’un des documents les plus négligés par les bailleurs comme par les preneurs. Pourtant, c’est le seul écrit qui fixe l’état réel des locaux au moment de la remise des clés. Quand un litige éclate en fin de bail, et j’en ai vu des dizaines, c’est toujours ce document que le juge réclame en premier. Je vous propose ici un guide complet pour rédiger un état des lieux local commercial solide, avec un comparatif des modèles disponibles et mes recommandations issues du terrain.

Définition et cadre légal de l’état des lieux commercial

L’état des lieux d’un local commercial est un document descriptif qui consigne, pièce par pièce, l’état de conservation du bien loué. Il porte sur les murs, les sols, les plafonds, les installations électriques, la plomberie, les menuiseries, les équipements de chauffage et de ventilation, ainsi que sur les abords immédiats du local (vitrine, enseigne, accès).

Contrairement à ce que beaucoup de propriétaires pensent encore, ce document n’est plus une simple recommandation. Le texte de la loi Pinel du 18 juin 2014 a rendu l’état des lieux obligatoire pour tous les baux commerciaux conclus ou renouvelés depuis cette date. Avant 2014, seul le droit commun des baux s’appliquait, et la pratique était très inégale.

Le fondement juridique repose sur l’article L. 145-40-1 du Code de commerce, créé par cette même loi. Ce texte impose la réalisation d’un état des lieux lors de la prise de possession des locaux et lors de leur restitution. Il prévoit aussi qu’en cas de refus de l’une des parties, l’autre peut faire appel à un commissaire de justice (anciennement huissier) pour établir le constat, les frais étant alors partagés par moitié.

Cette obligation s’applique aussi bien aux baux commerciaux classiques (3/6/9) qu’aux baux dérogatoires de courte durée. J’ai accompagné plusieurs commerçants à Dijon qui avaient signé un bail précaire sans état des lieux : au moment de la restitution, les discussions sur les dégradations ont tourné au bras de fer. Un document établi en 15 minutes leur aurait épargné des mois de tension.

L’obligation issue de la loi Pinel de 2014

Avant la loi Pinel, l’état des lieux n’était obligatoire que pour les baux d’habitation. En matière commerciale, tout reposait sur la bonne volonté des parties. Résultat : dans mon expérience, moins d’un bail commercial sur trois comportait un état des lieux avant 2014.

La loi a changé la donne en introduisant plusieurs principes :

• Caractère contradictoire obligatoire : le document doit être établi en présence du bailleur et du preneur (ou de leurs représentants)
• Double temporalité : un état des lieux doit être dressé à l’entrée ET à la sortie du locataire
• Forme amiable ou judiciaire : les parties peuvent le rédiger elles-mêmes, ou recourir à un commissaire de justice
• Partage des frais en cas de recours à un professionnel mandaté unilatéralement par l’une des parties

L’article 1731 du Code civil reste applicable en complément : en l’absence d’état des lieux, le locataire est présumé avoir reçu les locaux en bon état. Cette présomption peut se retourner contre le preneur, qui devra prouver que les dégradations existaient avant son entrée. C’est exactement pour cette raison que je conseille toujours à mes clients locataires d’exiger un état des lieux détaillé, même si le bailleur ne le propose pas spontanément.

Je constate que depuis 2020, la grande majorité des baux commerciaux signés dans l’agglomération dijonnaise intègrent un état des lieux. Mais la qualité de ces documents reste très variable, ce qui m’amène au point suivant.

Contenu et rubriques obligatoires du document

Un état des lieux local commercial juridiquement solide doit comporter des rubriques précises. Voici les 12 éléments indispensables que je vérifie systématiquement :

1. Identité complète des parties (bailleur et preneur, avec SIRET pour les sociétés)
2. Adresse précise du local et description de sa situation (rez-de-chaussée, étage, accès)
3. Date et heure de réalisation du constat
4. Relevé des compteurs (eau, électricité, gaz) avec les index précis
5. Nombre et nature des clés remises (local, rideau métallique, boîte aux lettres, alarme)
6. Description pièce par pièce de l’état des sols, murs et plafonds
7. État des menuiseries (portes, fenêtres, vitrine, stores)
8. État des installations électriques (tableau, prises, éclairage)
9. État de la plomberie (sanitaires, évacuations, robinetterie)
10. État du chauffage et de la ventilation (VMC, climatisation, radiateurs)
11. État des équipements spécifiques (alarme, rideau métallique, enseigne, extraction)
12. Signatures des deux parties avec mention manuscrite « lu et approuvé »

Au-delà de ces rubriques, j’ajoute systématiquement un reportage photographique daté. Des photos horodatées constituent une preuve complémentaire précieuse. Avec les applications dédiées à l’état des lieux, cette démarche ne prend que quelques minutes et sécurise considérablement le document.

Un point que je souligne toujours auprès de mes clients : contrairement à l’état des lieux d’habitation régi par la loi ALUR, il n’existe pas de formulaire type imposé par la loi pour le local commercial. Vous êtes libre dans la forme, à condition de couvrir l’ensemble des éléments listés ci-dessus.

Modèle gratuit : comparatif des formats disponibles

Plusieurs formats de modèles circulent en ligne. Après en avoir testé et comparé une dizaine pour mes propres besoins professionnels, voici mon analyse des principaux formats disponibles :

Pour un bail commercial standard portant sur un local de moins de 200 m², le modèle Word reste selon moi le meilleur compromis. Il vous permet d’adapter le document à la configuration exacte de votre local : ajouter une rubrique « extraction cuisine » pour un restaurant, une section « chambre froide » pour un commerce alimentaire, ou un volet « zone de stockage » pour un négoce.

Si vous gérez plusieurs locaux commerciaux, les applications spécialisées justifient leur abonnement par le temps gagné et la qualité du rendu. Certaines génèrent même automatiquement le comparatif entrée/sortie, ce qui simplifie considérablement la gestion des restitutions. Je détaille les meilleures solutions dans mon article sur les applications pour faire un état des lieux.

État des lieux d’entrée et de sortie : différences clés

L’état des lieux d’entrée et l’état des lieux de sortie d’un local commercial répondent à des logiques différentes, même si leur structure est identique. Voici ce qui les distingue dans la pratique :

L’état des lieux d’entrée est réalisé le jour de la remise des clés, avant que le locataire n’installe son activité. C’est le document de référence : tout ce qui n’y figure pas sera réputé en bon état. Je recommande d’être extrêmement minutieux à cette étape. Notez chaque fissure, chaque trace, chaque dysfonctionnement, aussi minime soit-il.

L’état des lieux de sortie est établi lors de la restitution des clés, à l’expiration ou à la résiliation du bail. Il est comparé point par point avec l’état des lieux d’entrée pour déterminer les éventuelles dégradations imputables au locataire. Ce comparatif conditionne directement la restitution du dépôt de garantie.

Un élément souvent méconnu : dans un bail commercial, les travaux d’embellissement réalisés par le locataire (peinture, revêtements, aménagements légers) ne constituent pas des dégradations. Le bailleur ne peut pas retenir le dépôt de garantie pour remettre le local dans son état initial si le preneur a simplement amélioré les lieux dans le cadre de son activité. C’est une différence importante avec le bail d’habitation.

En revanche, les modifications structurelles non autorisées (percement de murs, suppression de cloisons, installation de conduits d’extraction) peuvent donner lieu à une obligation de remise en état. D’où l’importance de bien documenter l’état initial. Si vous êtes dans une situation de sous-location commerciale, un état des lieux intermédiaire entre le locataire principal et le sous-locataire s’impose également.

Recourir à un huissier : coût et intérêt

Le recours à un commissaire de justice (ex-huissier) pour l’état des lieux d’un local commercial n’est pas obligatoire, mais il peut s’avérer judicieux dans certaines situations. Voici le barème que je constate habituellement en Bourgogne :

Ces tarifs sont libres depuis la réforme de 2016 ; ils varient selon les professionnels et la complexité du local. Je recommande de demander au moins deux devis avant de mandater un commissaire de justice.

Quand est-il vraiment utile de faire appel à un professionnel ? D’expérience, je le conseille dans trois cas précis :

• Le local dépasse 200 m² ou comporte des installations techniques complexes (extraction, chambre froide, réseau informatique)
• Les relations entre bailleur et preneur sont déjà tendues et le risque de contestation est élevé
• Le montant du dépôt de garantie dépasse 5 000 €, ce qui justifie l’investissement dans un constat à valeur probante renforcée

En dehors de ces situations, un état des lieux contradictoire réalisé entre les parties, à condition d’être rigoureux et complet, offre une protection juridique tout à fait suffisante. L’essentiel est que le document soit signé par les deux parties et qu’il soit suffisamment détaillé pour ne laisser aucune zone d’ombre.

Erreurs fréquentes et conseils de terrain

En 18 ans de pratique, j’ai identifié des erreurs récurrentes qui fragilisent la valeur juridique de l’état des lieux. Voici les plus courantes et comment les éviter :

Erreur n°1 : un document trop vague. Écrire « sols en bon état » ne veut rien dire devant un tribunal. Préférez : « sol carrelage grès cérame gris, quelques éclats sur deux carreaux à l’angle nord-est du local, joints noircis à proximité du point d’eau ». La précision est votre meilleure assurance.

Erreur n°2 : oublier les extérieurs et les annexes. La vitrine, l’enseigne, le store banne, le local poubelle, la place de stationnement attitrée : tout doit figurer dans le document. J’ai vu un litige à Dijon porter sur un store banne endommagé qui n’avait pas été mentionné à l’entrée. Le bailleur a dû renoncer à réclamer 2 800 € de remplacement.

Erreur n°3 : ne pas relever les compteurs. C’est un classique. Sans relevé précis des index au moment de la remise des clés, les litiges sur les charges et consommations sont quasi impossibles à trancher. Notez les index eau froide, eau chaude, électricité (heures pleines et creuses) et gaz le cas échéant.

Erreur n°4 : réaliser l’état des lieux dans la précipitation. Je recommande de prévoir au minimum 45 minutes pour un local de moins de 100 m², et 1 h 30 à 2 h pour un local plus grand ou comportant des installations techniques. Mieux vaut décaler le rendez-vous que bâcler le document.

Erreur n°5 : ne pas joindre de photos. Un constat écrit est bien, un constat écrit et photographié est nettement plus probant. Utilisez un appareil qui horodate les clichés, ou une application dédiée qui intègre les photos directement dans le rapport. Selon le site officiel Service-Public, l’état des lieux doit refléter la réalité de l’état du local au moment de sa réalisation.

Mon conseil supplémentaire : réalisez l’état des lieux en plein jour, toutes lumières allumées. Dans un local commercial sombre ou partiellement éclairé, vous passerez à côté de défauts visibles qui resurgiront à la sortie.

Cas particuliers : sous-location, cession et renouvellement

Plusieurs situations spécifiques méritent une attention particulière en matière d’état des lieux de local commercial.

La sous-location commerciale. Lorsqu’un locataire principal sous-loue tout ou partie de son local, un état des lieux distinct doit être établi entre le locataire principal et le sous-locataire. Ce document est indépendant de celui établi avec le bailleur. J’ai détaillé les obligations dans mon guide sur le bail de sous-location commerciale. La complexité augmente car trois parties sont potentiellement impliquées lors de la restitution finale.

La cession de bail commercial. Lors d’une cession de fonds de commerce ou de droit au bail, un état des lieux doit être réalisé entre le cédant et le cessionnaire. Ce point est souvent négligé car l’attention se concentre sur le prix de cession et les conditions financières. Pourtant, le cessionnaire reprend le bail dans l’état où il se trouve : sans constat, il s’expose à des réclamations du bailleur en fin de bail pour des dégradations antérieures à son entrée.

Le renouvellement de bail. La loi Pinel impose un état des lieux lors de chaque renouvellement de bail. En pratique, peu de bailleurs et de locataires pensent à le réaliser lorsque le bail est simplement renouvelé sans changement de preneur. C’est pourtant une obligation légale et une bonne pratique : le local a pu évoluer au fil des ans, et un nouveau constat permet de remettre les compteurs à zéro.

Le bail dérogatoire (précaire). Même pour un bail de courte durée (inférieur à 3 ans), l’état des lieux reste obligatoire. La durée du bail ne dispense pas de cette formalité. Les baux dérogatoires concernent souvent des pop-up stores ou des activités saisonnières : la rotation rapide des locataires rend d’autant plus nécessaire un constat précis à chaque changement.

Enfin, je rappelle que l’état des lieux fait partie des documents indispensables à conserver dans le dossier du bien, notamment si vous envisagez la revente d’un local loué. L’acquéreur voudra connaître l’état dans lequel le locataire a reçu les lieux.